gROW en privacy

Het leerplatform wordt geleverd en gehost door Defacto.
Met deze leverancier heeft de Radboud Universiteit een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Verder is de privacyverklaring van de RU hier leidend. Zie: https://www.ru.nl/over-ons/beleid-en-gedragscodes/privacy

Vragen en antwoorden

Welke gegevens worden van mij verwerkt in gROW?

Persoonsgegevens
De gegevens die in gROW zijn opgeslagen zijn:
personeelsnummer, voor- en achternaam, RU e-mailadres, afdeling en functie. Deze gegevens worden aangeleverd/gemuteerd via RBS.

Gegevens betreffende mijn activiteiten in gROW
In gROW wordt bijgehouden wat je aan trainingen hebt gevolgd, op welke cursussen je staat/stond ingeschreven, welke e-learnings je bent gestart/hebt afgerond en welke artikelen je hebt gelezen. Deze gegevens zijn alleen voor een zeer beperkt aantal backoffice medewerkers gROW van HR zichtbaar en worden niet gedeeld.

In een beperkt aantal gevallen worden gegevens uit gROW wél gedeeld. Dit gebeurt uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering.

Doorbelasting van trainingskosten: Wanneer aan een training kosten zijn verbonden die moeten worden doorbelast, worden jouw naam, U‑nummer, functie en kostenplaats/verbijzondering gedeeld met de betreffende financiële afdeling. Deze gegevens zijn nodig om de verrekening correct te kunnen verwerken.

Verplichte trainingen: Wanneer een training verplicht is, worden jouw naam, U‑nummer en departementscode gedeeld met de betreffende HR‑afdeling. Dit gebeurt om de naleving van verplichte trainingen te kunnen monitoren en te ondersteunen in het kader van de bedrijfsvoering.

In alle gevallen geldt dat uitsluitend de minimaal benodigde gegevens worden gedeeld en alleen met de afdelingen die deze informatie nodig hebben om hun taak uit te voeren.

De gegevens zijn ook belangrijk voor jezelf, zodat je toegang houdt tot de door jouw gevolgde events e.d.

Wat gebeurt er met mijn gegevens na mijn dienstverband bij de RU?
Zodra je account bij de Radboud universiteit vervalt worden jouw gegevens in gROW gedeactiveerd. Dit betekent dat je niet meer kunt inloggen en dat alleen jouw personeelsnummer, naam en emailadres in het systeem staan. Een maand na deze deactivatie worden jouw persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd. Het enige wat zichtbaar blijft zijn de leeractiviteiten. Dus wat je ooit in gROW hebt gevolgd blijft zichtbaar, echter, zonder dat deze activiteiten naar jou te herleiden zijn.

Wie kan zien wat ik in gROW doe?
De volgende groepen hebben inzage in jouw activiteitenL

• Docenten en trainers: alleen voor die activiteiten die zij verzorgen.
• Event- en cursusmanagers: zien de gegevens van deelnemers aan hun eigen training en/of cursus. Zichtbaar voor hen zijn: personeelsnummer, naam, achternaam, emailadres, afdeling en functie.
• Ondersteuners Trainingsbureau ExpO, tevens backoffice (key-users): alle gegevens zijn voor hen zichtbaar.
• Backoffice medewerkers - dit zijn behalve de medewerkers van het trainingsbureau een contentverantwoordelijke en het hoofd ExpO: voor hen zijn ook alle gegevens zichtbaar.

Voor de duidelijkheid: leidinggevenden kunnen de activiteiten van medewerkers niet volgen in gROW.

Wat gebeurt er met mijn gegevens wanneer de training door een extern bureau wordt verzorgd?
ExpO sluit verwerkersovereenkomsten met externe partijen. Ook gelden voor hen de privacyregels van de RU zoals hierboven aangegeven.
In sommige gevallen wordt nog extra om toestemming gevraagd aan deelnemers om gegevens te mogen delen met externe partijen. (bijvoorbeeld als een telefoonnummer of een privé emailadres gevraagd wordt)
In teksten bij events en cursussen wordt soms verwezen naar een externe website. Het spreekt voor zich waakzaamheid geboden blijft wanneer je hier gegevens achterlaat (bijv. emailadres).

Heb je nog vragen over privacy en gROW? Mail naar hr-ontwikkeling.