gROW en privacy

Het leerplatform wordt geleverd en gehost door Defacto https://www.defacto.nl/.
Met deze leverancier heeft de Radboud Universiteit een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Verder is de privacyverklaring van de RU hier leidend. Zie: https://www.ru.nl/over-ons/beleid-en-gedragscodes/privacy

Vragen en antwoorden

Welke gegevens worden van mij verwerkt in gROW?

Persoonsgegevens
De gegevens die in in gROW zijn opgeslagen zijn:
personeelsnummer, voor- en achternaam, RU e-mailadres, afdeling en functie. Deze gegevens worden aangeleverd/gemuteerd via RBS.

Gegevens betreffende mijn activeiten in gROW
In gROW wordt bijgehouden wat je aan trainingen hebt gevolgd, op welke cursussen je staat/stond ingeschreven, welke e-learnings je bent gestart/afgerond en welke artikelen je hebt gelezen. Deze gegevens zijn alleen voor een zeer beperkt aantal backoffice medewerkers gROW van HR zichtbaar en worden niet gedeeld.
Deze gegevens zijn belangrijk voor jezelf, zodat je toegang houdt tot de door jouw gevolgde events e.d.
Ook wordt deze informatie gebruikt voor het genereren van leeractiviteit tbv informatievoorziening. Vóór het publiceren van deze gegevens worden alle persoonsgegevens geanonimiseerd.

Wat gebeurt er met mijn gegevens na mijn dienstverband bij de RU?
Zodra je account bij de Radboud Universiteit vervalt worden jouw gegevens in gROW gedeactiveerd. Dit betekent dat je niet meer kunt inloggen en dat alleen jouw personeelsnummer, naam en e-mailadres in het systeem staan. Een maand na deze deactivatie worden jouw persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd. Het enige wat zichtbaar blijft zijn de leeractiviteiten. Dus wat je ooit in gROW hebt gevolgd blijft zichtbaar, echter, zonder dat deze activiteiten naar jou te herleiden zijn.

Wie kan zien wat ik in gROW doe?
De volgende groepen hebben inzage in jouw activiteiten.

• Docenten en trainers: alleen voor die activiteiten die zij verzorgen.
• Event- en cursusmanagers: zien de gegevens van deelnemers aan hun eigen training en/of cursus. Zichtbaar voor hen zijn: personeelsnummer, naam, achternaam, e-mailadres, afdeling en functie.
• Backoffice ExpO (key-users): alle gegevens zijn voor hen zichtbaar.

Jouw persoonsgegevens zullen niet zonder jouw toestemming aan andere partijen dan hierboven zijn weergegeven worden doorgegeven.

Voor de duidelijkheid: leidinggevenden kunnen de activiteiten van medewerkers niet volgen in gROW.

Wat gebeurt er met mijn gegevens waneer de trainig door een extern bureau wordt verzorgd?
ExpO sluit verwerkersovereenkomsten met externe partijen. Ook gelden voor hen de privacy-regels van de RU zoals hierboven aangegeven.
In sommige gevallen wordt nog extra om toestemming gevraagd aan deelnemers om gegevens te mogen delen met externe partijen. (bijvoorbeeld als een telefoonnummer of een privé e-mailadres gevraagd wordt)
In teksten bij events en cursussen wordt soms verwezen naar een externe website. Het spreekt voor zich waakzaamheid geboden blijft wanneer je hier gegevens achterlaat (bijv. e-mailadres).

Heb je nog vragen over privacy en gROW? Mail naar hr-ontwikkeling.